Je past risicomanagement toe binnen je arbobeleid door arbeidsrisico’s vast te leggen en te beoordelen in een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), maatregelen te plannen en te controleren of die in het werk helpen. Verandert het werk, dan beoordeel je opnieuw of de RI&E en het plan van aanpak nog kloppen.
Wat betekent risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)?
Een RI&E brengt gevaren voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers in kaart en beoordeelt welke risico’s aandacht vragen. Dat gaat over zichtbare gevaren op de werkplek, maar ook over minder zichtbare belasting, zoals werkdruk. De inventarisatie moet daarom passen bij het werk in jouw organisatie.
Een gesprek met medewerkers is daarbij nuttig: zij kunnen vertellen wanneer de belasting ontstaat en wat er tijdens een dienst of werkdag daadwerkelijk gebeurt. Zo kijk je niet alleen naar wat er mis kan gaan, maar ook naar wat het werk met mensen doet.
Waar bestaat arbobeleid uit en welke rol speelt de RI&E daarin?
Arbobeleid is gericht op goede arbeidsomstandigheden voor alle medewerkers. De RI&E is de basis: daarin staat welke risico’s het werk meebrengt. Het plan van aanpak vertaalt die risico’s naar maatregelen.
Dat verschil merk je bijvoorbeeld bij werkdruk. Als medewerkers aangeven dat een overdracht steeds uitloopt, is „werkdruk” als aandachtspunt nog geen oplossing. Onderzoek wanneer het knelt en wat de achterliggende oorzaak is. Pas daarna kun je een maatregel kiezen die het werk beter uitvoerbaar maakt. Voor psychosociale arbeidsbelasting, waaronder werkdruk en ongewenst gedrag, moet de werkgever beleid op basis van de RI&E ontwikkelen.
Is een RI&E met een plan van aanpak verplicht?
Ja. Ieder bedrijf moet een schriftelijke RI&E hebben met een plan van aanpak dat op de gevonden risico’s is gebaseerd, ook als het weinig medewerkers heeft. Een VCA- of ISO-certificering vervangt die verplichting niet.
De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of beide documenten aanwezig en volledig zijn. Ontbreekt er een, dan kan zij direct een boete opleggen; ook bij een onvolledig document kan zij handhaven. Aanwezigheid alleen is dus een magere maatstaf voor goed arbobeleid. De vraag is of de beschreven risico’s en maatregelen nog overeenkomen met het dagelijkse werk.
Welke drie stappen horen bij het maken van een RI&E?
Je maakt van een arbeidsrisico een concrete actie door drie stappen te doorlopen:
- Inventariseer de gevaren. Kijk naar werkzaamheden en werkplekken en vraag medewerkers waar zij belasting of onveilige situaties ervaren. Neem ook risico’s mee die minder makkelijk zichtbaar zijn.
- Beoordeel de risico’s en bepaal de prioriteit. Kijk onder meer hoeveel medewerkers worden blootgesteld, hoe lang dat duurt en hoe groot de kans is dat het risico zich voordoet. Die punten helpen om risico’s te beoordelen, in plaats van elk aandachtspunt dezelfde urgentie te geven.
- Leg maatregelen vast in het plan van aanpak. Schrijf op wat je doet, hoe je het uitvoert en wanneer het klaar moet zijn. Geef iedere actie ook een eigenaar, zodat duidelijk is wie de voortgang bewaakt. Een RI&E-voorbeeld laat zien hoe inventarisatie, prioriteit en actie op elkaar aansluiten.
Wat is een voorbeeld van een risico-inventarisatie en -evaluatie?
Neem beeldschermwerk. Je legt vast hoeveel uur medewerkers dagelijks achter een scherm werken en welke gezondheidsrisico’s daarbij spelen. Volgens Arboportaal zijn dat vragen voor de RI&E. Eenzijdige lichamelijke belasting door kantoorwerk kan bijvoorbeeld klachten aan het bewegingsapparaat geven.
Stel dat uit de beoordeling blijkt dat een werkplek aandacht vraagt. Dan kan instelbaar meubilair dat bij het werk en de gebruiker past een passende maatregel zijn. Leg vast wie de aanpassing regelt en wanneer. Controleer daarna met de medewerker of de werkplek in de praktijk goed te gebruiken is. Neem ook thuiswerkplekken mee als medewerkers daar werken: bij thuiswerken kunnen fysieke én mentale risico’s spelen.
Hetzelfde principe geldt voor werkdruk, al vraagt dat een andere aanpak dan een bureau instellen. Beschrijf eerst in welke werksituaties medewerkers ermee te maken kunnen krijgen en onderzoek de oorzaken. Leg vervolgens een maatregel vast en evalueer het effect. Een gesprek over de uitvoering van het werk helpt daarbij meer dan alleen vragen of iemand het nog volhoudt.
Mag ik zelf een RI&E opstellen en wanneer moet ik die laten toetsen?
Ja, je mag als werkgever zelf een RI&E opstellen, eventueel met een RI&E-instrument. Je kunt ook een gecertificeerde arbokerndeskundige inschakelen. Heeft je bedrijf meer dan 25 medewerkers, dan moet een zelf opgestelde RI&E door een gecertificeerde deskundige worden getoetst.
Bij maximaal 25 werknemers is onder voorwaarden een uitzondering op toetsing mogelijk. Daarvoor moet je een instrument gebruiken dat in de sector-cao is afgesproken en door ten minste één arbodeskundige is getoetst. Klein zijn is op zichzelf dus geen vrijstelling. Controleer vóór je begint welk instrument voor jouw organisatie van toepassing is.
Hoe kies je maatregelen tegen arbeidsrisico’s en wie helpt bij de uitvoering?
Kies maatregelen in deze volgorde. Daarmee voorkom je dat medewerkers afhankelijk worden van individuele bescherming terwijl je het risico eerder kunt wegnemen:
- Pak de bron aan: vervang bijvoorbeeld een schadelijke stof door een veiliger alternatief.
- Bescherm de groep: als wegnemen niet kan, kijk dan naar collectieve maatregelen zoals afscherming of afzuiging.
- Kijk naar individuele maatregelen: taakroulatie kan bijvoorbeeld de blootstelling van een medewerker veranderen.
- Gebruik persoonlijke beschermingsmiddelen als laatste stap: als eerdere maatregelen geen effect hebben, moet de werkgever deze gratis verstrekken. Dit is de arbeidshygiënische volgorde.
De werkgever blijft verantwoordelijk voor het plan van aanpak; bij maximaal 25 werknemers mag de werkgever zelf preventiemedewerker zijn. Elk bedrijf moet daarnaast ten minste één preventiemedewerker aanwijzen; het mee opstellen en uitvoeren van de RI&E hoort bij diens wettelijke taken. Betrek ook de medewerkers die met de maatregel moeten werken. Zij kunnen aangeven of die uitvoerbaar is en welk risico mogelijk blijft bestaan.
Wanneer moet je de RI&E en het plan van aanpak bijwerken?
Werk beide bij wanneer veranderingen in het bedrijf of het werk andere risico’s meebrengen. Dat hoeft niet automatisch ieder jaar. Nieuwe werkzaamheden of een gewijzigde werkmethode zijn aanleiding om te controleren of de inventarisatie nog klopt; ook ontwikkelingen in de stand van de wetenschap of professionele dienstverlening kunnen aanpassing van de RI&E en het plan van aanpak nodig maken.
Kijk daarbij ook naar het plan van aanpak. Een maatregel die op papier is uitgevoerd, kan in de veranderde werksituatie minder passend zijn. Vraag de betrokken medewerkers of de belasting nog optreedt en bepaal of de maatregel moet worden aangepast.
Risicomanagement blijft onderdeel van het werk
Risicomanagement is pas onderdeel van je arbobeleid als je risico’s samen met medewerkers beoordeelt, maatregelen een eigenaar en termijn geeft en nagaat of ze helpen. De RI&E en het plan van aanpak houden die keuzes vast, maar het werk bepaalt of ze nog kloppen.
Een haalbare volgende stap is één risico uit het huidige plan van aanpak bespreken met de preventiemedewerker en de betrokken leidinggevende. Is de maatregel uitgevoerd, en helpt die in de praktijk? Leg vast wie een eventuele aanpassing oppakt en wanneer je het effect opnieuw beoordeelt.