Als werkgever ben je in Nederland wettelijk verplicht een arbodienst in te schakelen zodra je personeel in dienst hebt. De Arbowet schrijft voor dat elke werkgever met medewerkers toegang moet bieden tot deskundige ondersteuning op het gebied van ziekte, verzuim en arbeidsomstandigheden. In dit artikel vind je antwoord op de meest gestelde vragen over wanneer en hoe je als werkgever een arbodienst inschakelt.
Wat zegt de Arbowet over de verplichte arbodienst?
De Arbowet verplicht iedere werkgever in Nederland om zich te laten ondersteunen door een gecertificeerde arbodienst of een gecertificeerde bedrijfsarts. Deze verplichting geldt zodra je één of meer medewerkers in dienst hebt, ongeacht de omvang van je organisatie. De wet stelt dat werkgevers hun medewerkers moeten beschermen tegen gezondheidsrisico’s op het werk en hen moeten ondersteunen bij ziekte en re-integratie.
Concreet schrijft de Arbowet voor dat werkgevers toegang moeten bieden tot vier kerndiensten: ziekteverzuimbegeleiding, het uitvoeren of laten uitvoeren van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), aanstellingskeuringen wanneer de functie dat vereist, en begeleiding bij re-integratie. Daarnaast verplicht de Wet verbetering poortwachter werkgevers tot een gestructureerd re-integratieproces bij langdurig verzuim, waarbij een arbodienst een centrale rol speelt.
Werkgevers kunnen kiezen tussen twee vormen van arbodienstverlening: aansluiting bij een gecertificeerde arbodienst, of een maatwerkregeling waarbij je zelf een gecertificeerde bedrijfsarts contracteert. In beide gevallen moet de gekozen oplossing voldoen aan de wettelijke eisen en moet er een basiscontract zijn vastgelegd.
Vanaf hoeveel medewerkers ben je verplicht een arbodienst in te schakelen?
De verplichting om een arbodienst in te schakelen geldt vanaf het moment dat je als werkgever je eerste medewerker in dienst neemt. Er is geen minimumdrempel van een bepaald aantal medewerkers. Ook als je één parttime medewerker in dienst hebt, ben je al verplicht om arbodienstverlening te regelen.
Dit is een veelgemaakte misvatting onder ondernemers, met name in het mkb: de gedachte dat de verplichting pas geldt vanaf een bepaalde bedrijfsomvang. In de praktijk geldt echter dat de omvang van je organisatie wel invloed heeft op hoe je de arbodienstverlening inricht, maar niet op of je dat moet doen. Kleinere organisaties kiezen soms voor een maatwerkregeling met een zelfstandige bedrijfsarts, terwijl grotere organisaties vaker kiezen voor een volledige arbodienst met een breder pakket aan diensten.
Zzp’ers en zelfstandigen zonder personeel zijn van deze verplichting uitgezonderd. Zodra je echter iemand in loondienst neemt, geldt de verplichting direct.
In welke situaties moet je als werkgever direct een arbodienst betrekken?
Als werkgever moet je een arbodienst direct betrekken bij ziekteverzuim, re-integratievraagstukken, arbeidsomstandighedenproblemen en situaties waarin de gezondheid of inzetbaarheid van een medewerker in het geding is. Wacht je te lang met het inschakelen van professionele ondersteuning, dan loop je het risico op wettelijke sancties en onnodige verzuimkosten.
De meest voorkomende situaties waarbij je een arbodienst direct moet betrekken zijn:
- Ziekteverzuim: Bij verzuim van een medewerker moet de arbodienst tijdig worden ingeschakeld. Afhankelijk van de afspraken in je basiscontract geldt dit vaak vanaf dag vijf of zeven van het verzuim, maar bij complexe situaties eerder.
- Langdurig verzuim: Zodra een medewerker dreigt langdurig uit te vallen, is directe betrokkenheid van de arbodienst essentieel voor het opstellen van een plan van aanpak en de naleving van de Wet verbetering poortwachter.
- Risico’s op de werkvloer: Wanneer er sprake is van arbeidsomstandigheden die de gezondheid van medewerkers kunnen schaden, is een RI&E verplicht en moet de arbodienst worden ingeschakeld voor advies.
- Conflicten en werkgerelateerde stress: Bij situaties van werkstress, burn-out of arbeidsconflicten is vroegtijdige betrokkenheid van een arbodienst cruciaal om escalatie en langdurig verzuim te voorkomen.
- Re-integratie na langdurige ziekte: De re-integratie naar ander werk vereist professionele begeleiding, zeker wanneer terugkeer naar de eigen functie niet mogelijk is.
Vroegtijdig handelen loont altijd. Hoe eerder een arbodienst betrokken is, hoe groter de kans op een vlot herstel en een succesvolle terugkeer naar werk.
Wat is het verschil tussen een arbodienst en een bedrijfsarts?
Een arbodienst is een organisatie die een breed pakket aan arbodiensten aanbiedt, waaronder verzuimbegeleiding, preventie en re-integratieondersteuning. Een bedrijfsarts is een medisch specialist die deel uitmaakt van een arbodienst of zelfstandig werkt, en die de medische eindverantwoordelijkheid draagt bij ziekte en inzetbaarheidsvraagstukken.
Het onderscheid is in de praktijk belangrijk. Een bedrijfsarts beoordeelt de medische situatie van een medewerker en geeft een inzetbaarheidsadvies. De bedrijfsarts mag echter geen diagnose stellen. Dat is voorbehouden aan de behandelend arts. Wat de bedrijfsarts wel doet, is beoordelen in hoeverre iemand in staat is om te werken en onder welke omstandigheden.
Een arbodienst biedt meer dan alleen de bedrijfsarts. Zo werkt GOED met inzetbaarheidsdeskundigen die onder taakdelegatie van de stafbedrijfsarts opereren. Deze professionals zijn het centrale aanspreekpunt voor zowel de medewerker als de leidinggevende, coördineren de verzuimbegeleiding en mogen de medische situatie met de medewerker bespreken. Dit model zorgt voor hogere beschikbaarheid en meer persoonlijke aandacht dan een traditionele aanpak waarbij de bedrijfsarts alle taken zelf uitvoert.
Kortom: de bedrijfsarts is de medisch eindverantwoordelijke, terwijl de arbodienst als geheel de bredere ondersteuning biedt op het gebied van verzuim, preventie en duurzame inzetbaarheid.
Wat zijn de risico’s als je te laat een arbodienst inschakelt?
Als je als werkgever te laat een arbodienst inschakelt, riskeer je wettelijke sancties, hogere verzuimkosten en een verlengde loondoorbetalingsplicht. Het UWV kan bij re-integratieverzuim een loonsanctie opleggen van maximaal één jaar extra loondoorbetaling als blijkt dat je als werkgever onvoldoende hebt gedaan om de re-integratie te bevorderen.
De financiële gevolgen kunnen aanzienlijk zijn. Bij langdurig verzuim ben je als werkgever verplicht het loon door te betalen gedurende maximaal twee jaar. Wanneer je de re-integratieverplichtingen niet nakomt, kan het UWV deze periode met een jaar verlengen. Daarnaast missen medewerkers bij een late interventie waardevolle begeleiding in een vroeg stadium, wat de kans op langdurig verzuim vergroot.
Naast de financiële risico’s zijn er ook organisatorische gevolgen. Zonder tijdige arbodienstverlening ontbreekt een gestructureerd plan van aanpak, blijven leidinggevenden zonder coaching achter met complexe situaties, en groeit het risico op juridische geschillen rondom ontslag of re-integratie. Een proactieve aanpak, waarbij de arbodienst al bij de eerste verzuimdag op de hoogte is, verkleint al deze risico’s aanzienlijk.
Hoe kies je de juiste arbodienst voor jouw organisatie?
De juiste arbodienst voor jouw organisatie combineert wettelijke compliance met een aanpak die aansluit bij jouw bedrijfscultuur, de omvang van je organisatie en je ambities op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Let bij de keuze op persoonlijke aandacht, beschikbaarheid, transparantie in werkwijze en de mate waarin de dienstverlener verder kijkt dan het afvinken van verplichtingen.
Waar let je op bij de selectie?
Begin met de vraag of de arbodienst gecertificeerd is en voldoet aan de wettelijke eisen. Daarna zijn er inhoudelijke criteria die bepalen of de samenwerking ook daadwerkelijk waarde toevoegt. Denk aan:
- Een vaste contactpersoon die jouw organisatie en medewerkers kent
- Korte lijnen en hoge beschikbaarheid, ook in acute situaties
- Een duidelijke werkwijze voor verzuimbegeleiding en re-integratie
- Preventieve diensten zoals een preventief medisch onderzoek of RI&E
- Transparante rapportage en inzicht in verzuimtrends binnen jouw organisatie
- Een aanpak die medewerkers activeert tot eigen verantwoordelijkheid, in plaats van afhankelijkheid te creëren
Traditionele arbodienst of een moderne partner?
Veel werkgevers kiezen nog voor een traditionele arbodienst, vaak eigendom van een grote verzekeraar of private-equitypartij, waarbij de nadruk ligt op procesafhandeling. Een moderne arbodienst als GOED kiest bewust voor een andere aanpak: medewerkers worden aangesproken op hun eigen regie, leidinggevenden worden gecoacht en de inzetbaarheidsdeskundige denkt mee op zowel operationeel als strategisch niveau.
Als je als werkgever structureel wilt veranderen en niet langer genoegen neemt met een reactieve, bureaucratische aanpak, is het de moeite waard om verder te kijken dan het standaardcontract. Een arbodienst die investeert in inzetbaarheidscoaching en preventie draagt bij aan een gezondere werkcultuur en lagere verzuimkosten op de lange termijn. Wil je weten wat GOED voor jouw organisatie kan betekenen, neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek.